Personvernerklæring for søkere og deltakere Nordisk Film TVs produksjoner

 

Denne personvernerklæringen ble sist revidert 16. august 2018.

Denne personvernerklæringen er tilgjengelig på vår hjemmeside www.NordiskFilmTV.no/personvern

1.               INTRODUKSJON

Vi i Nordisk Film TV tar ditt personvern på alvor. Vi har rutiner og internkontroll for å påse at dine personopplysninger blir behandlet i henhold til lov på en sikker måte. 

Denne personvernerklæringen gjelder Nordisk Film TV AS med organisasjonsnummer 993 045 357 og NFTV Produksjon AS med organisasjonsnummer 994 434 438 (heretter samlet omtalt som Nordisk Film TV). Personvernerklæringen gjelder generelt for Nordisk Film TVs behandling av personopplysninger til deltagere, skuespillere eller andre medvirkere som blir tatt opptak av (samlet omtalt som «Deltager») eller søkere til eller andre som gir uttrykk for interesse for disse rollene («Søker») i Nordisk Film TVs produksjoner for TV-program og realityserier (heretter «Produksjoner»).

Denne erklæringen forklarer også hvilke personopplysninger om Søkere og Deltagere Nordisk Film TV samler inn og behandler, og hvorfor Nordisk Film TV behandler personopplysningene. 

2.               OM NORDISK FILM TV

Nordisk Film TV er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger slik det er beskrevet i denne personvernerklæringen. Hvis du har spørsmål om Nordisk Film TVs behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte oss på epost benita.jorgensen@banijaynordic.comeller birte.nystad.blanck@nordiskfilmtv.com

3.               BEHANDLINGEN

Nordisk Film TV tar ditt personvern på alvor og vil behandle dine personopplysninger på en sikker, konfidensiell og fortrolig måte. For å sikre dette på en best mulig måte har Nordisk Film TV foretatt forskjellige tekniske og organisatoriske tiltak. 

Nordisk Film TVs behandling av dine personopplysninger er i tråd med gjeldende personvernlovgivning, herunder gjeldende norsk Personopplysningslov og EUs generelle personvernforordning (heretterGDPR).

Som behandlingsansvarlig følger Nordisk Film TV disse prinsippene:

·      Behandlingen er lovlig, rettferdig, gjennomsiktig og forholdsmessig i forhold til formålene med behandlingen;

·      Personopplysningene samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål, er adekvate, relevante og begrenset til disse formålene og viderebehandles ikke på en måte som er uforenlig med disse formålene;

·      Personopplysningene er korrekte og nødvendig oppdaterte og lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene med behandlingen;  

·      Behandlingen er sikret med tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene, og;

·      Nordisk Film TV etablerer tiltak for å sikre personopplysningene mot uautorisert tilgang/videreformidling/endring/sletting.

 

4.               PERSONOPPLYSNINGENE

 

Hvilke personopplysninger Nordisk Film TV behandler, hvor de kommer fra og hvorfor de behandles. 

4.1            Hvor personopplysningene kommer fra

Når du sender inn en søknad om å delta på i et av Nordisk Film TVs programmer, anses du som Søker. Ved å sende inn slik søknad med dine registrerte opplysninger om deg selv, sender du Nordisk Film TV personopplysninger om deg selv. Nordisk Film TV behandler dine personopplysninger i søknaden for å avgjøre om du passer inn i den aktuelle Produksjonen.

Dersom du blir valgt som Deltager, vil Nordisk Film TV få flere personopplysninger om deg gjennom video- og bildeopptak og selve produksjonsprosessen – etter at Nordisk Film TV har gitt deg beskjed om at du er valgt for å kunne delta, anses du som Deltager. 

Med mindre et unntak er spesifisert for den aktuelle Produksjon, må du være minst 18 år for å kunne være Søker eller Deltager til Nordisk Film TVs Produksjoner. 

4.2            Behandlingsgrunnlaget

For Søkere vil Nordisk Film TVs behandlingsgrunnlag være det eller de samtykker du aktivt gir oss før du sender inn ditt søknadsskjema. 

For Deltagere vil Nordisk Film TVs behandlingsgrunnlag for den videre behandlingen være avtalen mellom deg og Nordisk Film TV – ofte kalles den deltagerkontrakten. For behandlingsaktiviteter utover det som følger av deltagerkontrakten og der det ikke foreligger annet behandlingsgrunnlag, kan det innhentes særskilt samtykke.

Noen opplysninger må Nordisk Film TV behandle fordi det er lovpålagt, for eksempel i forbindelse med å overholde regnskapsplikten. Det kan også forekomme situasjoner der Nordisk Film TV vil behandle personopplysninger fordi Nordisk Film TV har en legitim interesse av å gjøre det, for eksempel i forbindelse med verserende rettstvister hvor bevis må fremlegges selv om bevis kan inneholde personopplysninger.

Visse personopplysninger Nordisk Film TV behandler vil utelukkende behandles for journalistiske, akademiske, kunstneriske og litterære formål, og i den forbindelse vil disse være unntatt fra store deler av lovgivningen, herunder GDPR. Nordisk Film TV vil likevel behandle disse personopplysningene med samme grad av konfidensialitet, integritet og sikkerhet som de øvrige personopplysningen Nordisk Film TV behandler.

4.3            Type personopplysninger

4.3.1      Søker

Hvilke personopplysninger Nordisk Film TV samler inn om deg i forbindelse med en enkelt Produksjon, vil fremkomme av søknaden til Produksjonen. Som en del av søknaden vil du normalt bli bedt om følgende personopplysninger: Fullt navn, fødselsdato, adresse, epostadresse, telefonnummer, bilde og alder. Du vil også kunne bli bedt om ytterligere personopplysninger som vil være relevante for den spesifikke produksjon, som for eksempel høyde, vekt, erfaring, yrke, studievalg, boligtype, økonomisk situasjon, profilnavn i sosiale medier, sivilstatus, familierelasjoner, interesser og eventuell annen informasjon du ønsker å dele med Nordisk Film TV. I visse søknader vil du også få muligheten til å sende inn en video eller flere fotografier av deg selv dersom du ønsker det. 

I noen Produksjoner vil du også bli bedt om å gi oss sensitive personopplysninger som din seksuelle legning og din religion eller ditt livssyn. Andre typer sensitive personopplysninger som helseopplysninger, herunder psykiske lidelser, kan du selv velge å oppgi ved å bruke fritekstfeltet. Det er frivillig å søke til en Produksjon, og dersom du velger å dele dine personopplysninger med Nordisk Film TV, både alminnelige og sensitive, anses dine handling som et frivillig og uttrykkelig samtykke til Nordisk Film TVs behandling av slike opplysninger. 

Dersom du går videre i utvelgelsesprosessen, vil det kunne bli aktuelt å be om ytterligere samtykker for at Nordisk Film TV for eksempel kan foreta en bakgrunnssjekk. I så fall vil Nordisk Film TV kunne få ytterligere personopplysninger fra firmaer i EU/EØS området som driver med relevant type bakgrunnssjekker som virksomhet. Nordisk Film TV behandler personopplysninger for å avdekke om det er farefullt eller annen sikkerhetsrisiko for Søkere eller andre deltakere om slik person blir Deltager i produksjonen. 

4.3.2      Deltager

Når du er Deltager vil Nordisk Film TV, i tillegg til personopplysningene nevnt ovenfor, behandle video- og lydopptak Nordisk Film TV eller en av Nordisk Film TVs underleverandører tar av deg. For å kunne delta i Produksjonen må du som et minimum oppgi den informasjonen som søknaden krever, og du må stille opp for video- og lydopptak. 

Øvrige opplysninger som fremkommer før eller under Produksjonen opplyser du om frivillig. Personopplysninger som du velger å dele med Nordisk Film TV før og under opptak av Produksjonen vil kunne bli brukt i Produksjonen og markedsføringen av den; det gjelder både alminnelige og sensitive personopplysninger. Eksempler på sensitive personopplysninger som kan fremkomme under Produksjonen er helseopplysninger, seksuell aktivitet og legning, samt religions og trosspørsmål.  

4.4            Formål og kilde

4.4.1      Søker

Formålet med å samle inn og behandle disse personopplysningene om deg som Søker er å vurdere din egnethet som Deltager i Produksjonen. Alle personopplysninger som fremkommer av søknaden din vil kunne inngå i vurderingen av din deltagelse i Produksjonen. I første rekke samles dine personopplysningene inn kun fra deg basert på ditt samtykke.

4.4.2      Deltager 

Formålet med å behandle personopplysningene om deg som Deltager er at Nordisk Film TV skal kunne produsere, markedsføre og distribuere Produksjonen i alle kanaler i ubegrenset tid. Personopplysningene Nordisk Film TV behandler om deg samles inn først og fremst fra deg som Søker og eventuelt deg som Deltager. Personopplysninger kan også samles inn fra andre kilder, som for eksempel nære relasjoner du evt. oppgir som referanser, opplysninger fra andre Deltagere under produksjonen eller firmaer i EU/EØS området som driver med bakgrunnssjekker som virksomhet. 

5.               TREDJEPARTER

Dine personopplysninger vil kun deles med de aktørene som er nødvendig for at Nordisk Film TV skal kunne gjennomføre søknadsprosessen samt opptak, produksjon, markedsføring og distribusjon av Produksjonen, inkludert bestillende kanal. Hvilke aktører disse er vil kunne variere fra Produksjon til Produksjon, derfor bes du ta kontakt dersom du ønsker mer detaljert beskrivelse for en spesifikk Produksjon du er Søker eller Deltager til, evt. se Produksjonens egen personvernerklæring. 

Dersom du er Søker og sender søknaden din til oss via en tredjepartsplattform over internett, vil dine personopplysninger kun deles med denne plattformen og lagres på serverne de benytter. Dette vil for eksempel kunne være vår leverandør M.K. Advision Ltd. Som leverer tredjepartsplattformen Short Audition-verktøyet. M.K. Advision Ltd. lagrer databasen i Amazon Cloud Services som har servere i Irland.  Nordisk Film TV har databehandleravtaler med slik leverandører for å sikre at dine personopplysninger blir behandlet og lagret på en sikker og fortrolig måte.

Dersom du er Søker og gir uttrykk for interesse for å være Deltager over mail, telefon, i et møte eller blir kontaktet av oss i forbindelse med en Produksjoner, vil dine personopplysninger kunne bli delt med de tredjeparter som er nødvendig for at slik kommunikasjon skal finne sted. Dersom du sender en epost til eller tar kontakt med oss med forespørsler eller andre henvendelser som gjelder Nordisk Film TV eller våre Produksjoner, vil denne handlingen anses som et frivillig gitt samtykke til den behandlingen som er nødvendig for å kunne ta stilling til og svare på din henvendelse. 

Dersom du går videre i utvelgelsesprosessen, vil det kunne bli aktuelt å få assistanse fra firmaer innenfor EU/EØS som driver med bakgrunnssjekker som virksomhet. Disse vil da få opplyst navn og fødselsdato. Bruk av slike selskap begrenses i størst mulig grad, og innsamlede data fra slike bakgrunnssjekker slettes etter Nordisk Film TV har behandlet mottatte data for dette formålet. 

Hvis du er Deltager i en av våre produksjoner, vil dine personopplysninger deles med nødvendige tredjeparter for å gjennomføre Produksjonen. Nordisk Film TV må gjøre dette for å oppfylle avtaler inngått med Nordisk Film TVs samarbeidspartnere. Hvem slike tredjeparter er, vil variere fra Produksjon til Produksjon. Normalt vil slike tredjeparter navngis eller beskrives nærmere i en deltagerkontrakt. Enhver leverandør som Nordisk Film TV bruker for å behandle personopplysninger på Nordisk Film TVs vegne, er bundet av en gyldig databehandleravtale etter GDPR og tilfredsstiller kravene til sikker behandling av personopplysninger. Leverandører og samarbeidspartnere som får tilgang til Deltageres personopplysninger, vil typisk kunne være skytjenesteleverandører, reise-/flyselskap, forsikringsselskap, TV-kanaler, reklameselskap for produksjonen og lignende. 

6.               LAGRING OG SLETTING

Med mindre annet følger av behandlingsgrunnlaget eller lovfestede krav Nordisk Film TV er pålagt, blir dine personopplysninger slettet når det ikke lenger er behov for dem for det formålet de ble samlet inn til. 

Som en Søker kan du samtykke til at dine personopplysninger lagres i Nordisk Film TVs database for fremtidig kontakt i forbindelse med andre produksjoner i inntil tre år. Dersom du har samtykket til dette, vil Nordisk Film TV enten be om et nytt samtykke innen tre år for å forlenge lagringstiden eller slette dine personopplysninger når tiden løper ut. 

Nordisk Film TV har interne rutiner for sikker sletting av personopplysninger. Rutinene sikrer at dine personopplysninger kun blir lagret så lenge Nordisk Film TV har saklig behov for dette i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende lovgivning for øvrig. Når saklig behov ikke lenger foreligger, vil opplysningene dine bli slettet eller anonymisert.

7.               DINE RETTIGHETER

Som både Søker og Deltager har du rettigheter etter GDPR for hvordan Nordisk Film TV behandler dine personopplysninger. 

Som Søker bygger Nordisk Film TVs behandlingsgrunnlag på samtykke. Dette samtykke kan du når som helst trekkes tilbake. Dette gjøres ved å kontakte vår ansvarlig for personvern på epostadressen birte.nystad.blanck@nordiskfilmtv.com

Dersom du velger å trekke tilbake ditt samtykke, vil dette kunne medføre at du ikke lenger vil bli vurdert som en potensiell Deltager i produksjonen du er Søker til. Tilbaketrekking av samtykket påvirker ikke lovligheten av behandlingen som bygger på samtykket før det trekkes tilbake.

Både som Søker og Deltager har du rett til å få innsyn i dine personopplysninger etter GDPR artikkel 15, rett til å kreve retting av feilaktige opplysninger Nordisk Film TV har lagret om deg etter GDPR artikkel 16, rett til å kreve sletting etter GDPR artikkel 17 og rett til å kreve at behandlingen begrenses etter GDPR artikkel 18. Dersom vilkårene i GDPR artikkel 20 er oppfylt, har du også rett til dataportabilitet.

Dersom du har spørsmål eller innvendinger til hvordan Nordisk Film TV behandler dine personopplysninger, bes du ta kontakt på epost som angitt ovenfor. Det er også mulig å sende en offisiell klage til Datatilsynet hvis du mener Nordisk Film TVs behandling av dine personopplysninger strider mot gjeldende Personopplysningslov eller GDPR.  

8.               SIKKERHET

Nordisk Film TV har rutiner for internkontroll og informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende personvernregler i Norge. Nordisk Film TV krever også at leverandørene som benyttes behandler dine personopplysninger på en sikker måte, herunder stiller Nordisk Film TV krav til informasjonssikkerhet samt sørger for at overføring av data skjer på en kryptert og sikker måte. Nordisk Film TV selger, bytter eller videreformidler ikke dine personopplysninger til tredjeparter utover det som fremkommer av denne personvernerklæringen.